Legal

Política de tratamiento de datos personales

Vigente desde [fecha de publicación] · Versión 1

Cómo recoge, usa y protege SOFTIA los datos personales, qué papel cumple frente a los datos que cargan las instituciones educativas y cómo puede usted ejercer sus derechos.

1. Quién es el responsable

SOFTIA, [razón social], identificada con NIT [NIT], con domicilio en Pasto, Nariño, Colombia, dirección [dirección], es la responsable del tratamiento de los datos personales que se describen en esta política.

Correo para asuntos de datos personales: datos@softia.test
Teléfono: [teléfono de contacto]
Área encargada de atender consultas y reclamos: [área o persona encargada]

2. Marco legal y alcance

Esta política cumple la Ley Estatutaria 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013, compilado en el Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015 (capítulos 25 y 26 del título 2 de la parte 2 del libro 2), y las instrucciones de la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC).

Se aplica a los datos personales que SOFTIA recoge y usa en su sitio web, en su relación comercial con las instituciones educativas y en la plataforma: el sitio público de cada institución, el portal de la comunidad y el Panel de la institución.

3. SOFTIA como responsable y como encargado

SOFTIA cumple dos papeles distintos, según de qué datos se trate:

Como responsable, de los datos que recoge para sí misma: los de quienes piden una demostración o escriben a SOFTIA, los de los contactos de las instituciones clientes y los registros técnicos de uso y de seguridad de la plataforma.
Como encargado, de los datos que cada institución educativa carga o recoge en la plataforma sobre su comunidad: estudiantes, familias y acudientes, docentes, personal administrativo y aspirantes. De esos datos el responsable es la institución: ella decide para qué se usan, obtiene las autorizaciones de los titulares y atiende sus consultas y reclamos. SOFTIA los trata solo por cuenta de la institución, según sus instrucciones y el contrato de transmisión de datos que firman las dos partes.

Si una persona escribe a SOFTIA sobre datos de los que es responsable una institución, SOFTIA traslada la solicitud a esa institución y le informa a la persona a quién se trasladó, para que no pierda el trámite.

4. Qué datos tratamos

Datos de contacto: nombre, institución, cargo, celular, correo y número de estudiantes de la institución, cuando se pide una demostración.
Datos de las personas de contacto y de facturación de las instituciones clientes.
Datos de cuenta de quienes usan la plataforma: nombre, documento, correo, celular, rol y registros de ingreso.
Registros técnicos: dirección IP, navegador, fecha y hora de las acciones, necesarios para la seguridad y la trazabilidad del servicio.

Como encargado, SOFTIA trata además los datos que cada institución decide cargar: académicos, de asistencia, de convivencia, de matrícula, de pagos y de comunicación con las familias, entre otros.

5. Para qué usamos los datos

Atender la solicitud de demostración, contactar a quien la pidió y enviarle la propuesta.
Celebrar y ejecutar el contrato con la institución: implantación, soporte, facturación y cobro.
Crear y administrar las cuentas de la plataforma, autenticar a las personas y proteger el acceso.
Prestar el servicio a cada institución según sus instrucciones, en su papel de encargado.
Mantener la seguridad, hacer copias de respaldo, investigar incidentes y mejorar el servicio con información agregada que no identifica a nadie.
Cumplir obligaciones legales y atender requerimientos de autoridades competentes.
Enviar información comercial sobre SOFTIA, solo si la persona lo autorizó; puede retirar esa autorización cuando quiera.

SOFTIA no vende datos personales ni los usa para fines distintos de los informados. Si aparece una finalidad nueva, se pide una nueva autorización.

6. Datos de niños, niñas y adolescentes

Las instituciones educativas tratan datos de niños, niñas y adolescentes. Ese tratamiento debe responder y respetar su interés superior y asegurar el respeto de sus derechos fundamentales, como exige el artículo 7 de la Ley 1581 de 2012.

La autorización la da su representante legal (madre, padre o acudiente), después de que el menor ejerza su derecho a ser escuchado, con su opinión valorada según su madurez, autonomía y capacidad de entender el asunto. Obtener y guardar esa autorización es tarea de la institución, como responsable.

SOFTIA, como encargado, aplica a estos datos las medidas de seguridad de la sección 10 y solo los trata para prestar el servicio educativo que la institución le encargó.

7. Datos sensibles

Algunos datos que cargan las instituciones son sensibles, por ejemplo los de salud, los de inclusión (como el PIAR) o los de convivencia. Nadie está obligado a autorizar el tratamiento de datos sensibles, ni a responder preguntas sobre ellos, y ninguna actividad puede condicionarse a que se entreguen, salvo las excepciones de la ley. Su acceso en la plataforma se limita a los roles que la institución define.

8. Sus derechos como titular

Quien es titular de datos personales tiene derecho a:

Conocer, actualizar y rectificar sus datos, también cuando estén incompletos, sean inexactos o induzcan a error.
Pedir prueba de la autorización que dio, salvo cuando la ley no la exige.
Ser informado, si lo pide, sobre el uso que se les ha dado a sus datos.
Revocar la autorización y pedir que sus datos se supriman cuando no se respeten los principios, derechos y garantías de la ley. La supresión no procede cuando exista un deber legal o contractual de conservarlos.
Acceder gratis a sus datos personales.
Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio por infracciones a la ley, después de haber hecho la consulta o el reclamo ante el responsable o el encargado.

Pueden ejercer estos derechos el titular, sus causahabientes, su representante o apoderado, y quien actúe por estipulación a favor de otro. Los derechos de niños, niñas y adolescentes los ejercen sus representantes legales.

9. Cómo hacer una consulta o un reclamo

Escriba a datos@softia.test con su nombre, su documento de identidad, una forma de contactarlo y lo que pide. Si actúa por otra persona, adjunte el documento que lo acredita.

Consultas

Para conocer qué datos suyos tenemos o cómo los usamos. Se responden en un máximo de diez (10) días hábiles desde el día en que se reciben. Si no es posible en ese plazo, le informamos el motivo y la fecha de respuesta, que no pasará de cinco (5) días hábiles más.

Reclamos

Para corregir, actualizar o suprimir sus datos, revocar la autorización o señalar un incumplimiento de la ley. El reclamo debe incluir la descripción de los hechos, la dirección donde quiere recibir la respuesta y los documentos que quiera hacer valer.

Si el reclamo está incompleto, le pedimos dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes que lo complete. Si pasan dos (2) meses sin que lo haga, se entiende que desistió.
En un máximo de dos (2) días hábiles desde que el reclamo está completo, el dato queda marcado con la leyenda «reclamo en trámite» hasta que se resuelva.
El reclamo se resuelve en un máximo de quince (15) días hábiles desde el día siguiente a su recibo. Si no es posible, le informamos el motivo y la fecha de respuesta, que no pasará de ocho (8) días hábiles más.
Si SOFTIA no es competente para resolverlo (por ejemplo, porque los datos son de una institución), lo traslada a quien corresponda en un máximo de dos (2) días hábiles y se lo informa.

10. Seguridad

SOFTIA aplica medidas técnicas, humanas y administrativas para evitar la adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado de los datos: conexiones cifradas, una cuenta por persona con permisos según su rol, registro de quién hizo qué y cuándo, copias de respaldo y separación de los datos de cada institución. Si ocurre un incidente que comprometa datos personales, SOFTIA lo informa a la institución afectada y a la SIC según las reglas vigentes.

11. Transmisiones y transferencias

Para prestar el servicio, SOFTIA se apoya en proveedores, como el alojamiento en la nube, el envío de correos y mensajes o la facturación electrónica. Ellos reciben datos solo como encargados, con contratos que les exigen confidencialidad, seguridad y uso limitado a la finalidad.

Algunos de esos proveedores pueden guardar los datos fuera de Colombia ([país o países del alojamiento]). Esas transmisiones internacionales se hacen con el contrato de transmisión que exige la ley, y las transferencias solo hacia países con un nivel adecuado de protección o en los casos que la ley permite.

SOFTIA no entrega datos a terceros para sus propios fines comerciales.

12. Cuánto tiempo los guardamos

Los datos se guardan mientras sean necesarios para la finalidad por la que se recogieron y durante los plazos que exigen las normas contables, tributarias y educativas. Cuando una institución termina el servicio, recibe una copia de sus datos y SOFTIA los suprime en el plazo pactado en el contrato, salvo lo que la ley obligue a conservar.

13. Vigencia y cambios

Esta política rige desde el [fecha de publicación]. Las bases de datos estarán vigentes mientras se cumplan las finalidades descritas. Si la política cambia de forma sustancial, lo informaremos en esta página y por correo a las instituciones clientes antes de aplicar el cambio y, cuando la ley lo exija, pediremos una nueva autorización.

Cuando la ley lo exija, las bases de datos de SOFTIA estarán inscritas en el Registro Nacional de Bases de Datos que administra la SIC.